Beter inzicht in voorraden en efficiënter inkopen

In de moderne maakindustrie bepaalt efficiëntie de concurrentiekracht. Joop van Zanten koos daarom voor het flexibele GARANT Tool24 artikeluitgiftesysteem van Hoffmann Group om de eigen werkprocessen te optimaliseren. Inmiddels heeft het Veenendaalse bedrijf naar volle tevredenheid vier systemen in gebruik, zo vertelt teamleider inkoop & projecten Johnathan Jacobus. “Tool24 geeft ons meer inzicht in voorraden en verbruik en helpt ons om kosten te reduceren”.

Opgericht in 1966 en van oudsher een staalsnijder, is Joop van Zanten in de 21e eeuw uitgegroeid tot veelzijdige totaalleverancier die complete componenten met alle bewerkingen erin levert onder de passende, krachtige nieuwe merknaam ‘JOOP’. Naast het autogeen-, laser- en plasmasnijden van met name hoge sterkte plaatmateriaal, behoort ook het nabewerken van gesneden staalproducten tot de specialismen. Daarbij valt onder meer te denken aan kantpersen, lassen van samenstellingen en machinaal verspannen van samenstellingen. Door het toenemende dienstenaanbod en een krimpend personeelsaanbod in de sector, zette het bedrijf de afgelopen jaren steeds meer in op kennismanagement en automatisering. Onderdeel hiervan is een efficiëntere omgang met gebruiks- en verbruiksartikelen zoals gereedschap, legt Johnathan uit.

Tijdverlies door zoeken naar artikelen

In het verleden was er volgens de inkoper niet altijd een goed inzicht in de beschikbare voorraden op de werkvloer. “Voorraad heb je nodig, maar je wilt er zelf geen omkijken naar hebben. Machines moeten zo vaak mogelijk draaien en medewerkers moeten gereedschap snel kunnen vinden. Voorheen lagen artikelen bij ons verspreid over verschillende kasten, waardoor het veel tijd kostte om ze te zoeken. Ook werd het verbruik nog handmatig bijgehouden. Hierdoor waren er van bepaalde artikelen soms te veel of te weinig op voorraad, wat leidde tot last-minute paniekbestellingen.” Voor Johnathan was het aanleiding om op zoek te gaan naar een efficiëntere manier van werken. “Op de TechniShow in de Jaarbeurs kwam ik in contact met Hoffmann Group, waarbij me direct de professionaliteit en het brede productaanbod opvielen. Toen ontstond al snel het gevoel dat dit bedrijf bij ons zou kunnen passen. Na goede gesprekken en een demonstratie van GARANT Tool24 wist ik: dit is het artikeluitgiftesysteem dat we nodig hebben.”

Direct toegang tot benodigde artikelen

Om de overgang naar Tool24 soepel te laten verlopen, werd werkvoorbereider Martijn van Zanten aangewezen om het modulaire systeem in te richten voor gebruikers. Martijn: “Eerst legde ik de artikelen netjes gesorteerd op diameter in de ladekast, maar menselijk gedrag is altijd de grootste vijand van een nette kastinrichting. In de praktijk leggen gebruikers artikelen namelijk niet altijd op dezelfde plek terug. Gelukkig is dat bij dit systeem geen probleem, want Tool24 houdt van elk artikel precies bij waar het ligt. Hierdoor is alles snel terug te vinden voor gebruikers. Om het zoeken naar artikelen nog makkelijker te maken, heb ik in de software van het systeem goederengroepen en gereedschapssets van artikelen gemaakt. Van een GARANT-boor tot een reserveschroefje, voor elke klus kunnen medewerkers de set die ze nodig hebben in een handomdraai vinden en uitnemen. Dat bespaart ons elke dag opnieuw ongelooflijk veel tijd.”

Gedetailleerd inzicht in verbruik en kosten

Na de succesvolle ingebruikname van het eerste systeem in 2019, volgden in de daaropvolgende jaren snel meer. Inmiddels heeft JOOP van Zanten 4 mainunits (hoofdkasten met computer) in gebruik, die verbonden en flexibel uit te breiden zijn met meerdere sideunits waaronder lade-, carrousel-, locker- en verticaalkasten. Johnathan: “Op dit moment staan er bij ons mainunits met kasten in de meetkamers, de snijafdeling, de cleanroom en is er een unit gewijd aan algemene verbruiksmiddelen en PBM’s. Elk systeem heeft een configuratie die is afgestemd op de behoeften van de betreffende afdeling. Naast meerdere ladesystemen beschikken we ook over een Tool24-lockerkast. Hierin ligt elk artikel achter een eigen deur in plaats van in een lade met andere artikelen. Dit maakt de lockerkast bij uitstek geschikt voor grote of waardevolle producten. Dankzij uitname met een RFID-tag kunnen we gebruikers rechten toewijzen om bepaalde deuren wel of niet te openen. Ook zien we precies welke gebruiker wat heeft meegenomen. Dit geeft ons gedetailleerd inzicht in het verbruik en daarmee de kosten van artikelen.”

Nieuwe voorraad automatisch bijbestellen

Zeer prettig aan het Tool24 artikeluitgiftesysteem is ook de koppeling met de eShop van Hoffman Group, zo vult Martijn zijn collega aan. In dit online klantenportaal zijn gereedschap en andere artikelen via een mainunit eenvoudig en volledig automatisch te bestellen. “Met een Tool24 weet je altijd wat je behoefte is. Zodra een artikel onder de vooraf ingestelde grens komt, wordt het via de eShop automatisch op tijd bijbesteld. In het verleden bestelden we nog wel eens te weinig, waardoor werkprocessen stagneerden. Of juist te veel, waardoor de inkoopkosten stegen. Tool24 geeft ons meer inzicht in het verbruik. Hierdoor hebben we bijvoorbeeld ontdekt dat we van bepaald gereedschap weinig gebruiken. Goed om te weten, want dan wordt het ook niet besteld. Bovendien hoeven we hierdoor nauwelijks nog last-minute bestellingen te doen. Hebben we toch een keer een spoedbestelling? Dan levert Hoffmann Group gemiddeld al binnen 24 uur.”

Flexibel in dagelijks gebruik

Het Tool24 artikeluitgiftesysteem is niet alleen gekoppeld met de eShop van Hoffmann Group, maar ook met het interne ERP-systeem van JOOP. Daarnaast zijn de kasten ook geschikt voor gereedschap van andere merken, merkt Johnathan op. “Dit alles maakt Tool24 voor ons gebruik heel flexibel. De koppeling met de eShop is een voordeel, maar er zijn nog meer pluspunten ten opzichte van de andere uitgiftekasten die we hebben. Zo is Tool24 uitgevoerd met een modern touchscreen, waarop je in één oogopslag de afbeeldingen van artikelen ziet. Ook zijn de kasten door Hoffmann Group zelf geëngineerd, waarbij de kwaliteit, geboden service en ondersteuning uitstekend zijn. Bij de inrichting en het gebruik hebben we dan ook veel advies gekregen van de specialisten van Hoffmann Group. Dit heeft ons geholpen om het meeste uit het systeem te halen.” Martijn: “Je merkt al snel of een partij een verkoopbrochure aan je voorleest of je daadwerkelijk wil ondersteunen. Bij Hoffmann Group is het duidelijk het laatste.”   

Veelzijdige samenwerking
Naast artikeluitgiftesystemen en gereedschappen werkt JOOP ook op andere vlakken samen met Hoffmann Group. Voorbeelden hiervan zijn onder meer bedrijfsinrichting, slijpservice, voorinstelapparatuur en (winter)kleding.