Ein ERP-System einführen oder das ERP-System wechseln? Das erfordert sowieso Zeit und Ressourcen, das lässt sich leider nicht vermeiden. Aber es muss nicht zu einer Quelle der Frustration für Sie und Ihre Mitarbeiter werden. Mit der richtigen Vorbereitung kann Ihr Unternehmen reibungslos durch diesen Veränderungsprozess navigiert werden.
Die Einführung eines ERP-Pakets geht über die Technologie hinaus. Sie verändert die Arbeitsweise innerhalb eines Unternehmens. Schließlich wird ERP zum Rückgrat, an dem alle Prozesse aufgehängt werden, um sie besser zu verbinden und zu rationalisieren. Wem dies gelingt, der kann effizienter und produktiver arbeiten als je zuvor. Aber weil es eben alle Geschäftsprozesse berührt, ist es wirklich ein Veränderungsprozess für jeden im Unternehmen. Und das birgt einige Fallstricke.
Stellen Sie genügend Ressourcen und vor allem Zeit zur Verfügung, um dies gründlich zu tun und Ihre Mitarbeiter und deren Erfahrung einzubeziehen. Sie kennen die Prozesse am besten. Es muss also nicht alles auf einmal gemacht werden. Viele ERP-Pakete sind modular aufgebaut, das heißt, die Software kann mit Ihrem Unternehmen mitwachsen und Schritt für Schritt eingeplant werden. Damit haben wir Sie bereits über einige der häufigsten Fallstricke hinweggeführt. Hier sind einige zusätzliche Tipps, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Wie bei jeder Investition ist es auch bei einem neuen ERP-Paket sinnvoll, den Business Case zu definieren. Was will ich mit dieser ERP-Software eigentlich erreichen? Wo liegt der Nutzen? Das ist ein wichtiger Punkt, um alle Beteiligten mit ins Boot zu holen. Sie müssen sehen, wo der Nutzen für sie liegt. Außerdem ist dies ein guter Ausgangspunkt, um abzuschätzen, was das ERP-System auf lange Sicht leisten muss.
Sobald das festgelegt ist, geht es darum, ein Team zusammenzustellen, das hilft, den Karren zu ziehen. Komplementarität ist der Schlüssel, da jeder eine andere Rolle zu spielen hat. Die Aufgabe des Teams ist es, für den richtigen Input zu sorgen. Dabei geht es nicht nur um die Daten, sondern auch darum, dem ERP-Anbieter mitzuteilen, wie genau alle Prozesse zusammenlaufen. Je besser der Input, desto besser der Output und damit die Wertschöpfung.
Denken Sie auch über Ihre eigenen Prozesse nach, heute und morgen. Unternehmen wollen in erster Linie bestehende Prozesse automatisieren, Prozesse, die oft organisch gewachsen sind. Aber sind sie heute noch der optimale Weg von Ihren Rohstoffen zu Ihren Endprodukten? Die Einführung eines ERP-Systems ist genau der richtige Zeitpunkt, um eine Neubewertung vorzunehmen. Eine Übung, die Sie natürlich am besten vor der Implementierung durchführen, damit eine zukunftssichere Unternehmensstruktur entsteht, deren Herzstück dann Ihr ERP sein kann.
Genau das macht eine ERP-Einführung zu einem solchen Veränderungsprozess. Wenn die Mitarbeiter von Anfang an angehört und in diesen Prozess einbezogen werden, wird die Akzeptanz all dieser Veränderungen in den Betrieben leichter sein. Außerdem sind die Mitarbeiter, die die Aufgaben ausführen, diejenigen, die am nächsten an den Prozessen dran sind und daher eine klare Vorstellung davon haben können, wie der organisatorische Ablauf verbessert werden kann.
Ein Urknall mag im Universum bereits gut funktioniert haben, in Unternehmen ist dies jedoch selten eine gute Idee. Ein schrittweiser Ansatz, bei dem die Anforderungen, Wünsche und Ziele sowie der damit verbundene Zeitplan klar sind, erweist sich als am besten geeignet. Legen Sie schwarz auf weiß fest, was zu tun ist, wann und von wem. Dann ist es Aufgabe des ERP-Softwareanbieters, all diesen Input in einen ersten Entwurf des Systems umzusetzen.
Eine gute Kommunikation ist in dieser Phase entscheidend. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter Sie über das Einführungsprojekt auf dem Laufenden hält. Was läuft gut? Welche Etappenziele wurden bereits erreicht? Welche Funktionalitäten fehlen noch? Je früher Anpassungen vorgenommen werden können, desto besser.
Die letzte Gelegenheit dazu ist die Testphase vor dem Livegang. Wichtig ist hier die Schulung Ihrer Mitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass sie sich vollständig mit der Umgebung vertraut machen, dass sie die Struktur verstehen und wissen, was die neue Arbeitsweise mit sich bringen wird.